النظام المحاسبي في الجمعيات الخيرية

مقدمه:

يعتبر دور المال بمثابة شريان الحياة للجمعيات الأهلية فبدونه لا تستطيع تحقيق رسالتها أو أهدافها التي أنشئت من اجلها  وبالتالي  فانه إذا ما توافر المال للجمعيات الأهلية فإنها ستعمل على تحقيق أهدافها وإنشاء المشروعات وتنفيذ الأنشطة التي تحقق أهدافها وبالتالي  فإنه من الضروري إعداد نظام مالي دقيق لان ذلك يعد من ركائز نجاح الجمعيات الأهلية في تحقيق أهدافها مثلها في ذلك مثل أي منشاة أخرى ويجب أن تتحقق في النظام المالي والمحاسبي للجمعيات والمؤسسات الأهلية عدة شروط :

      1- الدقة الكاملة في إدارة جميع جزئيات الإدارة المالية للجمعية بما لا يتعارض  مع إحكام القانون بما يضمن اتخاذ قرارات مالية

          ومحاسبية سليمة دون النظر إلى نبل الهدف الذي أنشئت الجمعية الأهلية من اجله.

      2- وضوح بيانات النظام المحاسبي بما يمكن سهولة الحصول على البيانات التي يطلبها مجلس الإدارة أو الجهات الحكومية

          المختصة من الجهات المعنية..

      3- انتظام النظام المحاسبي في التسجيل .

الفرق بين محاسبة الجمعيات الخيرية وبين محاسبة المنشآت الصناعية أو التجارية:

تختلف طبيعة المحاسبة في الجمعيات والمؤسسات الأهلية عنها في المنشآت الصناعية أو التجارية من عدة نواحي:

1- الجمعيات والمؤسسات الأهلية هي أساس وعمار الحياة الاجتماعية أما المنشآت الصناعية أو التجارية فهي أساس وعماد الحياة   

   الاقتصادية.

2- محاسبة الجمعيات والمؤسسات الأهلية لا تختلف عن أي نوع من أنواع المحاسبة المالية في المنشآت التجارية أو الصناعية

    إلا في مكونات قوائم الإيرادات والمدفوعات فقوائم الإيرادات تتمثل في التبرعات والوصايا والصدقة الجارية والوقف ورسوم

    الأعضاء....الخ وقوائم المصاريف تتمثل في مصروفات الإعانات الاجتماعية والصحية والخدمية .

3- تعتبر الجمعيات والمؤسسات الأهلية من المؤسسات التي لا تهدف إلى تحقيق أي ربح  طبقا لقانون التضامن الاجتماعي بل تهدف إلى تنمية المجتمع المحلي عن طريق  تقديم الخدمات الاجتماعية والترفيهية والصحية لفئات المجتمع المختلفة فإذا ما تحقق فائض مالي في نهاية السنة المالية  بان زاد إيرادات  الجمعية عن مصروفاتها فلا يعتبر هذا الفائض ربحاً بالمعنى المتعارف عليه بل  يبقى هذا الفائض في حسابات الجمعية ويتم الصرف منه على أنشطة الجمعية ومشروعاتها  وإذا ما تقرر حل الجمعية  لسبب أو لآخر طبقا لأحكام قانون التضامن الاجتماعي  فان جميع ما تملكه الجمعية لا يوزع على الأعضاء وإنما يذهب للجهة التي تم تحديدها في لائحة النظام الأساسي للجمعية  ولذلك تسمى بالمؤسسات غير الربحية .

أما المنشآت التجارية والصناعية فهي منشات تسعى في المقام الأول إلى تحقيق ربح مادي نتيجة لنشاطها وما ينتج عنها من ربح يوزع طبقا للقانون أو طبقا لنظامها الأساسي ولهذا تسمى بالمنشآت الربحية.

3- تعتمد الجمعيات والمؤسسات الأهلية في تمويلها الرئيسي على التبرعات النقدية والعينية من الأفراد والأشخاص الاعتبارية العامة والخاصة والجمعيات الأهلية الكبرى بالإضافة إلى دخلها من تنفيذ مشروعاتها وأنشطتها وفقا لغرض إنشائها وطبقا لخطة العمل بها 

أما المنشات الصناعية والتجارية فهي تعتمد في تمويلها الأول على رأس المال المقدم من الشركاء أو أصحاب الأعمال ويتم توجيه الربح المادي طبقا لعقد أو قرار التأسيس أو لائحة المشروع أو القوانين المنظمة لذلك.

القواعد العامة لإدارة النظام المحاسبي للجمعية :

يجب على إدارة الجمعية والمؤسسة الأهلية القيام بوضع النظام المالي المحاسبي للجمعية بما يشمله من قواعد وإجراءات وذلك عن طريق دراسة الجوانب المالية للجمعية دراسة جيدة بما يتوافق مع نوعية مشروعاتها وأنشطتها من جهة وحجم تلك الأنشطة من جهة أخرى مع ضرورة الاهتمام بما يمكن من سهولة إعداد التقارير المالية عن نظام العمل في مشروعات الجمعية  وأنشطتها وجودته وللجمعية الاستعانة بالخبرات الخاصة بالجمعيات الأخرى وبمحاسب قانوني في إعداد قواعد ونظم النظام والمالي والمحاسبي.

ولنجاح الإدارة في وضع النظام المالي والمحاسبي يجب أن الإدارة بتحديد القواعد المالية للبنود التالية:

1-    تحديد السجلات والدفاتر والنماذج المالية اللازمة للجمعية.

2-    قواعد محاسبة الإيرادات.

3-    قواعد محاسبة المصروفات.

4-    الموقف المالي ( ميزان المراجعة ) للجمعية .

5-    الميزانية العمومية .

6-    الميزانية التقديرية.

﴿  أولا  محاسبة الإيرادات  ﴾

توجد قواعد عامه في محاسبة الإيرادات يجب أن تلتزم بها الجمعيات والمؤسسات الأهلية مثلها في ذلك مثل المنشات التجارية والصناعية والحكومية وتتمثل في:

1- يجب على الجمعية أن تودع أموالها في احد البنوك أو صندوق التوفير التي يتم تحديدها في لائحة النظام الأساسي أو التي   

   يقررها مجلس الإدارة بعد موافقة إدارة التضامن الاجتماعي التي تقع في دائرتها الجمعية.

2- يجب أن تكون إيرادات الجمعية واضحة من حيث أنواعها ومصادرها وفقا للأهداف التي تسعى لتحقيقها للإنفاق علي تنفيذ

    تلك الأهداف.

5- يجب تسجيل كافة العمليات والأحداث المالية اليومية بصورة منتظمة في سجل الإيرادات والمصروفات حسب الأصول المالية

    الموجودة في النظام المالي والمحاسبي للجمعية.

6- يتم تسجيل حركة الإيرادات الخاصة بكل مشروع بصورة يومية ودائمة في سجل اليومية الخاص بالمشروع على  ويتم جمعها  

    بشكل أفقي وعمودي والتحقق من التوازن للأطراف المدينة والدائنة ثم يتم ترحيلها إلى القيد الخاص بحساب المشروع في   

    سجل الإيرادات والمصروفات العام للجمعية بصفة دورية  .

4- يجب على أمين الصندوق أن يقوم بإيداع كافة الإيرادات النقدية بالبنك أول بأول وألا يتم الصرف منها بطريقة مباشرة مهما   

    تكن الظروف.

5- يمنع أمين الصندوق من الاحتفاظ بأية مبالغ تزيد عن خمسون جنيها من الإيرادات في ذمة أمين الصندوق .

6- ممنوع حمل الدفاتر الإيرادات والمرور بها في الشوارع لجمع التبرعات.

﴿ الموارد المالية للجمعية ﴾

دعم الموارد المالية للجمعية :

1- التبرعات.

2- تلقى التبرعات من الخارج .

   للجمعية أن تتلقى أموالا من الخارج كما لها أن ترسل أموالا للخارج وذلك بعد الحصول على أذن من وزير التضامن  

   الاجتماعي بناء على طلب تتقدم به متضمنا البيانات الآتية:

 أ - اسم الشخص أو الجهة الأجنبية أو من يمثلها في الداخل بحسب الأحوال والدولة التي ينتمي إليها ومقره.

 ب - النشاط الذي يمارسه الشخص أو الجهة الأجنبية وأغراضها.

 ﺠ - مقدار الأموال التي ترغب الجمعية في الحصول عليها أو تعتزم إرسالها ووسيلة تلقيها أو إرسالها.

 ويجب البت في الطلب خلال ستين يوما من تاريخ تقديمه.

وفى الأحوال التي تتلقى فيها الجمعية أموالا من الخارج - أيا كانت طبيعتها - قبل الحصول على أذن وزير التضامن  

   الاجتماعي يتم حفظها حتى يصدر الأذن.

 ويكون حفظ الأموال النقدية بإيداعها بحساب خاص بأحد البنوك المعتمدة في مصر وحفظ الأموال العينية بالطريقة التي تناسب طبيعتها  ويجوز للجمعية طلب الإفراج المؤقت عنها بموافقة وزارة الشئون الاجتماعية ، وتطبق في هذه الحالة الإجراءات المنصوص عليها في المادة (51) من اللائحة التنفيذية . 

ولا تسرى أحكام هذه المادة سواء في التلقي أو الإرسال فيما يتعلق بالكتب والنشرات والمجلات العلمية والفنية واشتراكاتها واشتراكات العضوية.

3- إقامة المشروعات الخدمية والإنتاجية .

وللجمعية في سبيل تحقيق أغراضها ودعم مواردها المالية أن تقوم بتنفيذ الآتي :

ا ) تقيم المشروعات الخدمية والإنتاجية  وتخضع هذه المشروعات للقوانين والقرارات المنظمة للنشاط بحسب طبيعته.

ب) تقيم الحفلات بمختلف أنواعها من مسرحية وفنية وسينمائية وموسيقية وغيرها من عروض فنية نموذج" 7،7/1".

ج ) تقيم الأسواق الخيرية بمختلف أنواعها أيا كانت المعروضات التي تعرض فيها.

د ) تقيم المعارض لتسويق ما يعرض فيها سواء كان إبداعا فنيا أو سلعا  إنتاجية أو غيرها.

هـ) تقيم المباريات الرياضية في جميع الألعاب والأنشطة الرياضية.

 و)  وللجمعية أن تعيد استثمار فائض إيراداتها الناتج من عائدات المشروعات الخدمية أو الإنتاجية في هذه المشروعات   

    كما يجوز لها أن تعيد استثمار هذه العوائد أو فوائض إيراداتها العادية في مجالات تضمن لها الحصول على مورد ثابت   

    وتعتبر من هذه المجالات الودائع لدى مكاتب توفير البريد أو أذون الخزانة أو السندات الحكومية أو ما تصدره أو تضمنه

    البنوك المعتمدة من شهادات الاستثمار أو الإيداع أو السندات أو ما تقبله من ودائع. 

    ولا يجوز الاستثمار أو إعادة الاستثمار في أي من المشروعات الإنتاجية أو الخدمية بما يجاوز (50%) من فائض الميزانية   

    السنوية إلا بموافقة الجمعية العمومية.

   وفى جميع الأحوال يمتنع على الجمعية الدخول في مضاربات مالية.

وعلى الجمعية أن تنفق أموالها بما يحقق أغراضها ، ولها أن تستثمر فائض إيراداتها على نحو يضمن لها الحصول على مورد ثابت أو أن تعيد توظيفها في مشروعاتها الإنتاجية والخدمية .

وفى جميع الأحوال يمتنع على الجمعية الدخول في مضاربات مالية وتبين اللائحة التنفيذية لهذا القانون الأحوال والشروط التي يجوز بمقتضاها استثمار أموال الجمعية.

تتمثل الموارد المالية للجمعية طبقا للقانون في البنود الآتية :

1-    اشتراكات الأعضاء.

2-    التبرعات – الهبات – الوصايا – الهدايا – المعونات.

  وتعتبر التبرعات النقدية والعينية والمساهمات المصدر الأساسي لتمويل عمليات الجمعيات الأهلية و للجمعية الحق في تلقى التبرعات داخل مصر من الأشخاص الطبيعيين مصريين كانوا أو أجانب أو من الأشخاص الاعتبارية المصرية وذلك أيا كان طبيعة المال المتبرع به نقدي أو عيني.

وفى جميع الأحوال لا يجوز لأية جمعية أن تحصل على أموال من الخارج سواء من شخص مصري أو شخص أجنبي أو جهة أجنبية أو من يمثلها في الداخل ولا أن ترسل شيئا مما ذكر إلى أشخاص أو منظمات في الخارج إلا بإذن من وزير الشئون الاجتماعية وذلك كله فيما عدا الكتب والنشرات والمجلات العلمية والفنية .

كما يكون للجمعية الحق في تلقى التبرعات من المنظمات أو الهيئات الأجنبية المصرح لها بمباشرة نشاطها في مصر وذلك وفقا لما يرد بالاتفاق المبرم معها على النحو الوارد بالمواد(5,4,3) من اللائحة التنفيذية لقانون التضامن الاجتماعي بشرط  قيام الجمعية بإخطار الجهة الإدارية  المختصة بقيمة التبرع والجهة المتبرعة.

يكون للمنظمات الأجنبية غير الحكومية أن تطلب التصريح لها بممارسة نشاط أو أكثر من أنشطة الجمعيات والمؤسسات الأهلية في مصر.

 ويقدم الطلب بذلك إلى الإدارة المختصة بوزارة الخارجية مبينا فيه :

1- المعاهدة أو الاتفاقية التي تستند إليها المنظمة في طلب ممارسة نشاط في مصر.

    فإذا لم تكن هناك معاهدة أو اتفاقية سابقة فيعد طلب المنظمة بما يتضمنه من البيانات التالية اقتراحا باتفاق، يصبح

    اتفاقا بموافقة وزارة الخارجية والتوقيع علية ممن يمثلها ويمثل المنظمة.

2.  نوع النشاط الذي تطلب المنظمة التصريح لها بممارسته في مصر والنطاق الجغرافي لمباشرة هذا النشاط والمدة

    التي يستغرقها.

3. الاعتمادات المقترح تخصيصها لممارسة هذا النشاط ووسائل تمويله.

ويجب أن يرفق بالطلب المستندات الآتية:

أ. صورة معتمدة من النظام الأساسي للمنظمة.

ب. صورة معتمدة من قرار السلطة المختصة بالمنظمة - وفقا لنظامها الأساسي - لممارسة النشاط المقترح في مصر بما يتطلبه ذلك من اتخاذ مقر لها فيها.

تقوم الإدارة المختصة بوزارة الخارجية قبل الموافقة على الطلب وتوقيع الاتفاق الخاص به  بإرسال بيان واف عن الطلب ونوع ومدة النشاط المطلوب ممارسته ووسائل تمويله والنطاق الجغرافي له والمعلومات الكافية عن المنظمة الأجنبية الطالبة  إلى وزارة الشئون الاجتماعية  التي يجب عليها أن توافى وزارة الخارجية برأيها خلال خمسة عشر يوما من تاريخ تسلمها البيان المشار إليه.

في حالة موافقة وزارة الخارجية على طلب المنظمة الأجنبية تقوم بعقد اتفاق معها يبين فيه  نوع النشاط المطلوب ممارسته ووسائل تمويله ونطاقه الجغرافي والمدة المصرح للمنظمة الأجنبية بأن تمارسه خلالها.

ويجوز أن يتخذ الاتفاق شكل خطابات متبادلة بين وزارة الخارجية والمنظمة الأجنبية.

وفى جميع الأحوال يجب أن يتم ذلك خلال ستين يوما من تاريخ تقديم الطلب مستوفيا.

 وتعتبر موارد هذه الأموال وريعها ملكا للموصي أو المتبرع أو الواقف  وفقا لشروط صرفها التي حددها عند تسليمها لإدارة الجمعية وبالتالي فان الدخل الناتج عن تلك الأموال لا يعتبر إيرادا أو ربحا للمال الموصى أو المتبرع به ولكن يضاف الربح أو الإيراد إلى أصل المال ويتم الصرف منه على النشاط الذي حدده المتبرع أو الموصى أو الواقف .

 الإعانات الحكومية.

الموارد الأخرى التي يوافق عليها مجلس الإدارة مع مراعاة أحكام المادة 17 من القانون والمواد ( 56، 57، 58 ) من اللائحة التنفيذية.

حصيلة إقامة الأسواق الخيرية والمعارض والمباريات الرياضية.

العائد من استثمار أموالها أو من مشاريعها الإنتاجية والخدمية .

ويضاف إلى ذلك المساهمات التي تقدمها الجمعيات الكبرى .

﴿ ثانيا  محاسبة المصروفات ﴾

أولا القواعد العامة لمحاسبة المصروفات :

يجب على إدارة الجمعية الالتزام بالقواعد الآتية في عمليات الصرف :
1- لا يجوز لامين الصندوق الاحتفاظ بأكثر من خمسون جنيها  للنفقات النثرية ويفضل أن تقوم إدارة بالعمل بنظام السلفة الدائمة  . 

2- يجب أن يكون الصرف من أموال الجمعية على تحقيق أهدافها وأغراضها وموجبات عملها بصفة أساسية.

3- يجب أن يكون الصرف من أموال الجمعية بقرار من مجلس الإدارة.

4- يجب أن يكون الصرف من أموال الجمعية في حدود البنود المخصصة للصرف والتي تم إقرارها في محضر مجلس  الإدارة والتي   

    على أساسها السحب من حساب الجمعية بالبنك وذلك  حتى لا يتعرض أمين الصندوق للمساءلة  .

5- لا يجوز الصرف من أموال الجمعية إلا  بموجب إذن صرف موقع عليه من رئيس الجمعية أو نائبه وأمين الصندوق .

6- يجب أن تتم مطابقة المصروفات لمشروع الميزانية التقديرية أو اقل منها.

7- يجب أن تؤيد كافة المصروفات بمستندات مالية تبررها.

8- يجب تسجيل كافة عمليات الصرف أولا بأول في سجل الايرادات والمصروفات وتبويبها حسب نوع النشاط أو  المشروع .

9- إذا كانت هناك مصروفات غير مباشره يجب توزيعها على هذه المشروعات .

10- لا يجوز الشراء بالأمر المباشر إلا في حدود 50 جنيها أو اقل .

11- يجب على مجلس إدارة الجمعية القيام بإصدار قرار بتشكيل لجنة للصرف والشراء تقوم بطلب عروض الأسعار للمشتريات

     المختلفة بالتعاون مع الفنيين المختصين إذا احتاج الأمر لذلك والقيام بتقديم طلب الشراء لمجلس الإدارة .

12- يجب على أمين الصندوق الحصول على عروض أسعار وتفريغها إذا زادت قيمة الفاتورة عن خمسون جنيها والشراء  بأقل

     الأسعار بمعرفة لجنة وليس بمعرفة أمين الصندوق ورئيس الجمعية فقط.

13- يجب ألا يكون الشخص الذي يقوم بصرف الشيكات والتوقيع على استلام القيمة النقدية للشيكات الخاصة بالجمعية هو نفس الشخص الذي له حق التوقيع على الشيكات أضف إلى ذلك أن كل شيك ينبغي أن يحمل توقيعين لشخصين.

14-  وفي حال إلغاء أحد الشيكات لأمر ما ينبغي تأشيرة بعبارة ” ملغي ” والاحتفاظ به في  دفتر الشيكات والإشارة إلى إلغائه في مستند الدفع الخاص به هذا وينبغي ألا تجري أي مدفوعات استناداً إلى فاتورة شكلية أو مبدئية .

﴿ النماذج المالية للمصروفات ﴾

1- طلب استخراج شيك :

بالنسبة للمبالغ النقدية يتم إعداد طلب استخراج شيك  يوضح فيه رقم الطلب ورقم المستند  والمبالغ المنصرفة وأنواعها وجهات الصرف ورقم وتاريخ محضر مجلس الإدارة الذي اعتمد بنود الصرف .

2- نموذج لجنة صرف :

ويتم إعداد نموذج لجنة صرف يوضح فيه أسماء لجنة الصرف والرقم المتسلسل للشيك ويرفق فيه مستندات الصرف وفواتير الشراء وتوقيعات المستلمين للمبالغ المالية .

3- كشوف صرف الإعانات العينية والنقدية للأسر المعانة :

أما بالنسبة للإعانات العينية والنقدية يتم إعداد طلب صرف يوضح فيه الإعانات العينية المنصرفة وأنواعها وجهات الصرف ورقم وتاريخ محضر مجلس الإدارة الذي اعتمد بنود الصرف .

ويتم إعداد نموذج لجنة صرف يوضح فيه أسماء لجنة الصرف والرقم المتسلسل للشيك ويرفق فيه مستندات الصرف وفواتير الشراء وتوقيعات المستلمين للمبالغ المالية .

ويجب أن يكون صرف الإعانات للأسر المعانة طبقا لملف لكل أسرة يشتمل على كافة البيانات والأوراق التي تثبت استحقاق الأسرة للإعانة الاجتماعية .

﴿ نظام السلفة المؤقتة أو الدائمة ﴾

يمكن لإدارة الجمعية أن تعتمد على نظام السلفة المؤقتة أو الدائمة في الصرف على المصروفات النقدية النثرية وفقا للقواعد التالية :

1-القيام بتحديد مبلغ نقدي صغير يتم صرفه مع الشيك الشهري للمصروفات الشهرية العامة بالجمعية بقرار من مجلس الإدارة .

2- يتم الصرف من السلفة الدائمة خلال فترة محدودة وهي شهر .

3- ويجوز لإدارة الجمعية قبل أن ينفذ هذا المبلغ رفع هذا المبلغ النقدي للصندوق إلى المستوى الذي كان عليه من  قبل على أن يتم تسويتها أول بأول مع ترحيل الرصيد المتبقي من السلفة إلى الشهر التالي .

4- يجب على إدارة الجمعية العمل بهذا النظام طبقا للحد الأدنى قدر الإمكان .

5- يجب فحص نظام السلفة المستديمة بصورة منتظمة وإجراء مراجعة مستمرة  على الرصيد النقدي.

 6- يجب أن تؤيد كافة المصروفات طبقا لنظام السلفة المستديمة بمستندات قانونية سليمة ويتم تسجيلها في سجل الإيرادات والمصروفات .

7- يجب أن على إدارة الجمعية العمل على أن يبقى مستوى المصروفات النثرية في أضيق الحدود المعقولة دائماً.

8- أما الأشياء ذات التكلفة الكبيرة فيجب على إدارة الجمعية ألا تدفع تكاليفها من المصروفات النثرية بل بواسطة شيكات .
9- يجب على أمين الصندوق تقديم طلب إلى مجلس إدارة الجمعية بقيمة السلفة المؤقتة لادارجها في الشيك الشهري .

﴿ ثالثا  أنواع المصروفات  ﴾

يتم تحديد أوجه الصرف طبقا لخطة عمل الجمعية ومشروعاتها وأنشطتها مع مراعاة القواعد الآتية :

1- رواتب وأجور العاملين والموظفين وما يلحق بها من قيم اشتراكات التامين الصحي والتأمينات الاجتماعية والضرائب :

وتقوم إدارة الجمعية بإعداد نماذج صرف رواتب وأجور العاملين بالجمعية طبقا للقانون وفقا للقواعد الآتية :

      أ  - تحديد إجمالي دخل كل موظف .

      ب  - حصة العامل من التأمين الصحي والتأمينات اجتماعية والضرائب .

      ج- ويبرز كل نوع من هذه الخصومات في عمود كما يبرز صافي الدخل وإجمالي الخصومات.

      ء-وكذلك يتضمن مجموع أي ملخص لكل بند من هذه البنود في أسفل الصفحة .

      ھ- يقوم أمين الصندوق بإعداد بتقديم طلب لمجلس الإدارة لصرف أجور ورواتب العاملين ضمن الشيك الشهري 

      ء- يجب أن يتم وضع العاملين في كل مشروع في مستند منفصل يتم قيد مرتباتهم وأجورهم  في خانة النشاط الذي    

         يتبعونه مع ذكر عنوان ونوع كل مشروع عند الاقتضاء .

      و- يتم إعداد كشوف توقيعات باستلام المرتبات .

      ل-  أما بالنسبة للسلف التي يطلبها العاملين فينبغي أن تكون في أضيق الحدود الممكنة  ولا تمنح إلا في الحالات التي   

         يتعرض  فيها العامل أو  الموظف لظروف اجتماعية صعبة وينبغي أن يفتح في دفتر الايردات والمصروفات حساباً منفصلاً   

         لكل سلفه على أن تقع تصفيته عند استرداد السلفة من الراتب أو الأجر.

2- أجور الخدمات القانونية والمالية والهندسية... التي يقدمها المحامين والمحاسبين القانونيين والمهندسين ...

3- قيم شراء الأدوات المستخدمة في الصيانة الدورية في مشروعات الجمعية مثل ( أدوات النظافة – الأدوات الكهربائية )

4- المصروفات الإدارية والمكتبية مثل ( شراء الأدوات المكتبية – الرسوم الإدارية  ....)

5-  تكاليف النقل بالنسبة لسيارات الجمعية :

يجب على إدارة الجمعية إمساك سجل خاص بحركة السيارات الخاصة بها على أن يكون لكل سيارة صفحة مستقلة عن السيارة الاخري يبين فيها  اسم السائق ورقم وتاريخ رخصته ورقم بطاقته الشخصية وتاريخ صدورها وبيانات رخصة السيارة  ورقمها وتاريخ التجديد وتاريخ الانتهاء بالإضافة إلى جدول يبين فيه تاريخ وساعة التحرك الخاص بالسيارة وتاريخ العودة وجهة التحرك والهدف من التحرك والمسافة المقطوعة لكل رحلة ومجموع المسافة وكمية الوقود المستهلكة.

وينبغي أن تتم المصادقة على كل رحلة من قبل مسئول مفوض  ويجري إعداد جدول ملخص للسجل شهرياً يبين المسافة التي قطعتها السيارة  خلال شهر واستهلاكها من الوقود والزيت لكل وحدة كيلو مترية. ومن الأفضل أن أمكن إتباع نظام بونات البنزين لاستخدامها للحصول على البنزين كلما اقتضى الأمر مما يمكن من  تفادي الاحتفاظ بمبلغ كبير للمصروفات النثرية.

    6- فواتير الكهرباء والمياه والغاز والتليفون والنت وشبكة التليفزيون ............)

7- استهلاك المعدات .

8- مصروفات المشروعات والأنشطة العامة التي تقوم الجمعية بتنفيذها وتتمثل في :

 مثل تكاليف الحفلات الدينية – حفلات الأيتام – حفلات المتفوقين – حملات الدم – القوافل الطبية – بطاقات الرقم القومي .....)

﴿ الموقف المالي للجمعية ( ميزان المراجعة )  ﴾

يعرض على مجلس الإدارة كل شهر حساب يتضمن بيانات شاملة عن الإيرادات والمصروفات يوضح فيها الإيرادات التي يتم تحصيلها وما انفق منها تلك المدة والمركز المالي .

أهمية إعداد الموقف المالي ( ميزان المراجعة ) :

يجري على أساس هذا الميزان إعداد التقارير الإدارية الداخلية والتقارير السنوية ونصف السنوية والحسابات السنوية لتقديمها لمراجعي الحسابات والمدققين.

كيفية إعداد الموقف المالي ( ميزان المراجعة ) :

يجب على المحاسب أو أمين الصندوق إعداد ميزان المراجعة والكشوف المساعدة له في نهاية كل شهر على الأقل أو عند استخراج شيك وذلك وفق مصلحة الجمعية وبالتالي استخراج الحسابات الختامية من واقع نتائج ميزان المراجعة في نهاية الفترة المالية.

ويتم ذلك عن طريق تجميع عن طريق تجميع القيود المالية في سجل الإيرادات والمصروفات العام للجمعية وتحديد إجمالي كل من الإيرادات والمصروفات ومطابقتهم بكل من سجل البنك وكشوف حساب البنك وسجل العهدة وبالتالي استخراج ميزان المراجعة العام للجمعية مع ملاحظة ضرورة توازن طرفي حسابات الإيرادات والمصروفات العام للجمعية المدينة والدائنة .

وبذلك نستطيع إعداد ميزان للمراجعة في نهاية السنة المالية وبالتالي يتم إعداد الحساب الختامي (الميزانية العمومية )  من واقع ميزان المراجعة .

2-  التسوية البنكية :
إن التسوية الشهرية البنكية من الأمور الأساسية وينبغي إجراؤها في الجزء الأول من الشهر. وتكون التسوية البنكية على النحو التالي:

شيكات معلقة – الشهر

رقم الشيك                                الأوصاف                    المبلغ

المجموع

وينبغي بعد التسوية إعداد قائمة بالشيكات التي لم تصرف على أن تتضمن القائمة أرقام الشيكات وطبيعتها ومبالغها كي يقع استخدام هذه القائمة في تسوية الشهر المقبل وينبغي التحري عن الشيكات المستحقة والتي لم تقع يقع تقديمها للبنك لمعرفة أسباب ذلك.

ويجب على أمين الصندوق أو محاسب الجمعية  أن يقوم بإيداع جميع الإيرادات النقدية للجمعية  في البنك  فوراً أو في أقرب وقت ممكن وإيداع قسيمة إيداع البنك في الملف المخصص لذلك والمحفوظ بالجمعية مع التأكد من ختمها من البنك .

﴿  الميزانية  ﴾

يقوم النظام المالي للجمعية على أساس إعداد الآتي:

1- ميزانية تقديرية ( مشروع الميزانية ) تبين فيها الإيرادات المنتظر تحقيقها والمصروفات المتوقع صرفها خلال السنة المالية.

2- ميزانية سنوية في نهاية السنة المالية وحساب إيرادات ومصروفات وحساب مقبوضات ومدفوعات مبوبا حسب النشاط وبنود الصرف.

﴿أولا  الميزانية العمومية ﴾

نص قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية على أن لكل جمعية ميزانية سنوية وعليها أن تدون حساباتها في دفاتر يبين فيها على وجه التفصيل مصروفاتها وإيراداتها بما في ذلك التبرعات ومصدرها.

يتم إعداد الحسابات الختامية طبقا للقواعد والأصول المتبعة في النظم المحاسبية وما يقضي به قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية والقرارات الوزارية المنفذة له والتعليمات.

وتتضمن الميزانية العمومية البنود التالية :

1- تقوم الجمعية بإعداد الميزانية العمومية للجمعية في 31/ 12 من كل عام وتظهر عدة أمور :

     أ- حساب المقبوضات والمدفوعات وهو خاص بالنقدية المقبوضة والمدفوعة خلال السنة السابقة وهو يظهر ما تم    

        قيده عن طريق مستندات الصرف ودفاتر التحصيل .

     ب- حساب الإيرادات والمصروفات الذي يخص سنة المحاسبة فقط وحددها القانون من أول يناير حتى آخر ديسمبر ويظهر

         فقط المصروفات الفعلية خلال سنة المحاسبة فقط ولا يوضع فيه أي مصروفات رأسمالية للجمعية ويظهر الفائض أوالعجز   

        بالنسبة للإيرادات أو المصروفات خلال العام ويرحل الفائض في  ميزانية الجمعية إلى احتياطي رأس المال وإذا كان عجز    

        يطرح من الاحتياطي .

     ج- الأصول الثابتة والمتداولة مثال للأصول الثابتة : ( السيارات – الأثاث – المباني – والأراضي )

                                       مثال للأصول المتداولة  : ( النقود – الأوراق المالية – البضاعة المخزنة )

     ء- رصيد الجمعية في أول المدة .

     ھ - رصيد الجمعية في آخر  المدة .

     و- كافة عهد الجمعية والبضاعة الجاهزة وتحت التصنيع والمواد الخام .

     ز- الاحتياطي لرأس المال .

     ح- اهلاكات الأصول .

2- يجب على مجلس الإدارة  أن يتقدم إلى الجمعية العمومية  بالحساب الختامي والميزانية لمناقشتها وإقرارها.في نهاية السنة المالية .

3- إذا جاوزت المصروفات أو الإيرادات عشرين ألف جنية وجب على مجلس الإدارة عرض الحساب الختامي على أحد المحاسبين  

    المقيدين بجدول المراجعين الحسابيين مشفوعا بالمستندات المؤيدة له لفحصه وتقديم تقرير عنة قبل انعقاد الجمعية العمومية   

    بشهر على الأقل.

4- وتعرض الميزانية وتقرير مجلس الإدارة وتقرير مراقب الحسابات في مقر الجمعية قبل انعقاد جمعيتها العمومية بثمانية أيام على   

    الأقل  وتظل كذلك حتى يتم التصديق عليها ، وتبين اللائحة التنفيذية لهذا القانون كيفية عرض هذه المستندات

    على مجلس الإدارة إرسال صورة من الميزانية السنوية والحسابات الختامية للجمعية عن السنة المالية المنتهية وتقرير نشاط  

     مجلس الإدارة وتقرير مراقب الحسابات إن وجد وصورة من مشروع ميزانية السنة المالية الجديدة إلى كل عضو من أعضاء  

    الجمعية العمومية على عنوانه المثبت فى سجلات الجمعية وذلك قبل انعقاد الجمعية العمومية بثمانية أيام على الأقل. 

5- ويجوز الاكتفاء بعرض ما تقدم فى مقر الجمعية على لوحة إعلانات خاصة معدة لذلك في مكان بارز وظاهر ومطروق بما يمكن  

    جميع الأعضاء من الاطلاع علية ويكون هذا العرض قبل انعقاد الجمعية العمومية بثمانية أيام على الأقل ويستمر إلى حين تمام  

    التصديق على هذه الأوراق.

خطوات إعداد الميزانية العمومية :

1-    إعداد (الموقف المالي للجمعية ) ميزان المراجعة العامة للجمعية .

2-    إعداد كشف بالأصول الثابتة للجمعية مع إظهار مجمع إهلاك السنة .

3-    إعداد كشف بالحساب المدين للجمعية .

4-    إعداد كشف بالحساب الدائن للجمعية .

5-    إعداد كشف بمصروفات الجمعية بكافة أنواعها  .

6-    إعداد كشف بإجمالي المبالغ الموجودة بأمانة الصندوق .

7-    الحصول على كشف حساب البنك من البنك .

ملحوظة هامة : إذا كان صندوق الجمعية دائن فهذا يعني أن الجمعية أنفقت بزيادة عن الإيرادات ويظهر هذا من حساب المقبوضات والمدفوعات وإذا ظهر الصندوق مدين فان هذا يعني أن الجمعية لم تورد كل المبالغ التي حصلتها إلى البنك وبحوزتها مبالغ نقدية  في صندوقها .

﴿ الميزانية التقديرية ﴾

تعريف الميزانية التقديرية :

هي مشروع يبين المشروعات والأنشطة التي سيتم تنفيذها خلال عام قادم والإيرادات المتوقع تحقيقها والمصروفات المتوقع صرفها خلال السنة المالية القادمة والترجمة الرقمية لها وفقا للقواعد العلمية والمنطقية بحيث يتم ربط الماضي بالحاضر والمستقبل .

فالميزانية التقديرية تعبر في المقام الأول عن رؤية وبرنامج عمل الجمعية وخطتها الإستراتيجية المستقبلية للعام المقبل .

الأهداف من الميزانية التقديرية :

يعتبر إعداد الميزانية العمومية التقديرية الخطوة الأخيرة في عملية التخطيط المالي حيث لا يتم إعداد هذه القائمة عادة إلا بعد إعداد قائمة الدخل التقديرية والميزانية النقدية التقديرية وذلك لضرورة معلومات هاتين القائمتين لإعداد الميزانية العمومية التقديرية  وتتميز الميزانية العمومية التقديرية عن الميزانية العمومية العادية في كون الأولى خطة مالية وأداة للرقابة في حين تحتوي الثانية على معلومات تاريخية عن فترة سابقة.

 أولا: تعتبر الميزانية التقديرية أداة تخطيط ورسم لسياسات الجمعية في المستقبل ويتم ذلك عن طريق :

1- تحديد الأهداف التي تبغي الجمعية تحقيقها خلال فترة محددة وهي سنة قادمة  .

2- تحديد الوسائل اللازمة والمتاحة لتحقيق أهداف الجمعية .

3- تحديد أولويات الجمعية في التنفيذ وتحديد البدائل من بين الأهداف في حالة عدم تحقق الهدف المنشود .

4- تحديد معايير قياس معدلات الأداء وذلك بناءا على الخبرة الماضية للجمعية في المشروعات الاجتماعية  

    المختلفة والمعلومات الفنية المتوفرة في المجالات التي تعمل فيها الجمعية  وكذلك على إمكانيات التنبؤ بالمستقبل .

 ثانيا: تعتبر الميزانية أداة رقابة وتوجيه وتهدف إلى  :

فالميزانية التقديرية  توجه إدارة الجمعية لأي انحراف أثناء التنفيذ عن الأهداف التي تبغي الجمعية تحقيقها طبقا للميزانية التقديرية و العمل على اتخاذ لخطوات سريعة لتصحيح مسار العمل في المشروع منعا لوقوع الأضرار والخسائر للجمعية .

 الأمور التي يجب مراعاتها عند إعداد الميزانية التقديرية :

يتم إعداد الميزانية التقديرية طبقا للأسس التي يقررها مجلس الإدارة طبقا للمشروعات والأنشطة التي تقوم الجمعية بتنفيذها  

    وطبيعتها ويجب مراعاة الأمور الآتية :

1- يجب أن تتضمن الميزانية التقديرية جميع المشروعات وأوجه النشاط الخاص بالجمعية .

2 - يجب تطبيق مبدأ الوحدة بين جميع أجزاء الميزانية فلا يتم الاهتمام بمشروع او نشاط على  حساب الآخر حتى لا تضطرب الميزانية . 

3- يجب ان يكون عنصر التنبؤ الذي ترتكز عليه الميزانية التقديرية  لمشروعات الجمعية وأنشطتها قائما على القواعد العلمية والمالية المنطقية بحيث يتم ربط المستقبل بكل من الحاضر والماضي .

 4-  يجب ان يتم  تقسيم المشروعات والأنشطة التي تتضمنها الميزانية التقديرية على عدة فترات زمنيه محدده ضمن فترة الميزانية التقديرية وذلك حسب توقع فترة حدوث كل عمليه.  

5- يجب أن يتم تقدير الميزانية التقديرية لكل مشروع على حدة  للمشروعات والأنشطة التي تقوم الجمعية بتنفيذها وذلك بهدف إجراء المقارنات بين النتائج الفعلية والتقديرات لكل مشروع أو نشاط على حده بهدف اتخاذ الخطوات اللازمة لمعالجة نواحي الضعف والإسراف والانحراف عن تنفيذ الأهداف .

 6- يتم تخصيص نسبة من 10% إلى 15% من الموارد المالية المتاحة كاحتياطي وذلك لمواجهة أي تجاوز قي بنود مشروع

    الميزانية أو تنفيذ مشروعات جديدة أو تنفيذ مشروعات جديدة أو تعديلات حتمية في المشروعات القائمة تنفيذا لمبدأين :

         1- مبدأ الثبات الذي يبين مستوى واحد ثابت لمشروعات الجمعية وأنشطتها .

         2- مبدأ المرونة الذي يبين مستوى مرن متغير لمشروعات الجمعية وأنشطتها بحيث إذا ما تم تغيير مستوى تنفيذ    

             مشروع أو نشاط  عما كان عليه عند إعداد الميزانية التقديرية على أساسه فان ذلك يوجب تغيير جميع   

             بنود الميزانية.

 11- يجب أن يتم إعداد الميزانية التقديرية في صورة عينية وذلك بتحديد نوعية المشروعات والأنشطة التي سيتم تنفيذها وعدد الوحدات المطلوبة للتنفيذ والقوه العاملة المطلوبة وغيرها وهذه ما تسمى الميزانية العينية ثم يتم تحويل الميزانية العينية بترجمتها إلى أرقام إلى ميزانية نقدية .

 12- يجب ان تشرك كل المستويات الإدارية في إعداد مشروع الميزانية التقديرية وذلك لخلق جو من التعاون والمسؤولية .

مكونات الميزانية التقديرية :

الإيرادات :

1- الاشتراكات: وتقدر على أساس عدد المشتركين والمنتظر تحصيله منهم.

2 – الإعانات والتبرعات : ويتم تقديرها على أساس ما تحصل عليه من إعانات من الجهات الحكومية والهيئات الأخرى مع الأخذ في الاعتبار أي ارتباط مع الجهات الإدارية بالنسبة للإعانات الجديدة

3-  تحديد قيم التبرعات المتوقعة والمراد جمعها وفق آلية الاتصال التي تم تنفيذها في إطار خطة العلاقات العامة   

    بالجمعية لتنمية الموارد المالية للجمعية.

3 – التبرعات والهبات والوصايا: وهي التي تحصل عليها إما عن طريق التبرع التلقائي أو بتصريح جمع مال ويتم تقديرها على أساس متوسط إيراد آخر ثلاث سنوات.

4- ريع الأموال المستثمرة : ويتم تقديرها على أساس ما يرد من فوائد على السندات والأوراق المالية المودعة بالبنوك .

4– الإيرادات مقابل لخدمات: وهي التي تحصل عليها الجمعية نظير الخدمات التي تؤدى للغير أو قيمة المنتجات التي تنتجها.

5– الإيرادات الأخرى: وهي الإيرادات غير المتكررة ولم يفرد لها باب خاص ضمن أبواب الميزانية بالإضافة إلى المنح من الجهات الداخلية والخارجية .

6- يدرج نصيب العمال في قيمة التأمينات الاجتماعية في قيمة الإيرادات .

المصروفات:

ـ يتم تقديرها طبقا للأسس التي يقررها مجلس الإدارة وحسب أوجه النشاط وطبيعتها وعلى وجه الخصوص :
1- تحديد مستلزمات المشروعات القائمة من الأيدي العاملة .

2- تحديد مستلزمات المشروعات القائمة من المعدات والأدوات طبقا لعروض الأسعار التي يتم طلبها من الموردين

3- تحديد أجور ومرتبات وعلاوات العاملين في الجمعية .

    ويجب عدم تجاوز المرتبات بنسبة 20% من إجمالي المصروفات إلا إذا اقتضت طبيعة النشاط أو المشروعات المنفذة زيادتها نتيجة لتشغيل الفنيين المتخصصين مع مراعاة ضغط المصروفات الإدارية كلما أمكن .

4- عدم إدراج علاوات أو إنشاء وظائف جديدة إلا في حدود موارد الجمعية المتاحة .

4- تحديد قيم إيجار أماكن وأدوات تنفيذ المشروعات والأنشطة المختلفة.

5- تحديد المصروفات الإدارية للمشروعات خلال العام القادم .

الأمور التي يجب مراعاتها بعد إعداد الميزانية التقديرية :

1- لا يجوز استخدام احد الاعتمادات في غير الغرض المخصص له في بند من بنود الميزانية إلا إذا كانت هناك مبررات ضرورية لذلك

     ويجب على المسئول إعداد مذكرة تعرض على مجلس الإدارة والحصول على موافقة المجلس مع عرض التعديلات في أول   

     اجتماع للجمعية العمومية لاعتمادها .

2- يكون لمجلس الإدارة الحق في تجاوز الاعتمادات المقررة لأي بند من بنود الميزانية مقابل وفر في بنود الحق في تجاوز إجمالي اعتماد الميزانية .

يعرض على مجلس الإدارة كل شهر حساب يتضمن بيانات شاملة عن الإيرادات والمصروفات يوضح فيها الإيرادات التي يتم تحصيلها وما انفق منها تلك المدة والمركز المالي .