السجلات والملفات المطلوبة للنظام المالي والاداري للجمعية الجمعية

السجلات والملفات المطلوبة للنظام المالي والاداري للجمعية الجمعية

عقب استلام قرار قيد الجمعية طبقا لقانون التضامن الاجتماعي رقم 84 لسنة 2002 لائحته التنفيذية والحصول على لائحة النظام الأساسي المعتمد من مديرية التضامن الاجتماعي – يجب على مجلس إدارة الجمعية اتخاذ الإجراءات التالية :

النظر في الانضمام لعضوية الاتحاد الإقليمي للجمعيات والمؤسسات الأهلية واتخاذ قرار من خلال اجتماع مجلس الإدارة في هذا الشأن .

فتح حساب في احد البنوك أو مكتب بريد بعد تقديم صورة من لائحة النظام الأساسي المعتمد ومحضر مجلس إدارة بطلب فتح حساب بالبنك المطلوب وإيداع مالية الجمعية بهذا الحساب وطلب دفتر شيكات يحتفظ به أمين الصندوق

إعداد لوحة  باسم الجمعية وقم قيدها وتاريخه ونبذه عن أهدافها وتثبيتها بمكان ظاهر على مقر الجمعية .

تصنيع ختم باسم الجمعية ورقم القيد وتاريخه .

شراء السجلات المالية والإدارية من المكتبات العامة .

سجلات الجمعية

 السجلات: هي عماد إدارة الجمعية و الإدارة القوية هي التي تهتم بسجلاتها وملفاتها وأوراقها كاملة ويجب أن تتميز سجلات الجمعية بعدة سمات:

1-    يجب أن تكون بيانات السجلات واضحة ودقيقة في عرض البيانات التي تتضمنها.

2-    يجب أن تكون السجلات مرتبة ونظيفة .

3-    يجب أن تعكس السجلات كفاءة إدارة الجمعية في تنفيذ مشروعات الجمعية وأنشطتها.

ويجب على إدارة الجمعية أن تحتفظ في مركز إدارتها بالوثائق والمكاتبات والسجلات الخاصة بها حتى يسهل الرجوع إليها سواء من إدارة الجمعية أو ممن له حق الاطلاع على السجلات والملفات الإدارية :

أولا: السجلات و الملفات الإدارية

من الصعب حصر جميع أنواع السجلات والملفات التي يمكن للجمعيات الخيرية اقتنائها وذلك بسبب اختلاف أنواعها ومدى الحاجة إليها من جمعية إلى أخرى في ضوء نشاطها وخدماتها وفيما يلي بعض أنواع السجلات:

1- سجل اجتماعات وقرارات مجلس الإدارة :

     وهو سجل ( حرف ز ) لقيد محاضر جلسات مجلس الإدارة .

2- سجل الاشتراكات والعضوية:
ويقيد به جميع أعضاء الجمعية بدأ بالمؤسسين موضحا به اسم العضو رباعيا  وتاريخ ميلاده وجنسيته ومهنته أو جهة عمله ومحل إقامته وتاريخ انضمامه.  في عضوية الجمعية ورقم تليفونه وعنوانه بالإضافة إلى جدول خانات سداد  قيمة الاشتراك وتاريخ السداد وأرقام إيصالات السداد  وهذا السجل يساعد على حصر عدد أعضاء الجمعية ومجموع المبالغ التي تم دفعها والمبالغ المستحقة على المتخلفين منهم عن السداد .

3- سجل حركة عضوية مجلس الإدارة :

موضحا به تاريخ بداية العضوية لكل عضو وتاريخ وطريقة اكتسابها (بالانتخاب/التزكية) ويؤشر فيه بتاريخ زوال الصفة وسبب ذلك. 

4- سجل اجتماعات الجمعية العمومية :

  وهو سجل ( حرف ز ) لقيد محاضر جلسات الجمعية العمومية  .

يستخدم هذا السجل لتدوين وقائع جلسات واجتماعات الهيئة الإدارية الدورية، وأسماء الأعضاء الذين حضروا الاجتماع وتوقيعهم وترصد فيه القرارات التي اتخذها الأعضاء في جلستهم، وهذا السجل في غاية الأهمية لأن كافة فعاليات ونشاطات الجمعية ترتبط به مباشرة، وتتأثر بالقرارات المتخذة من قبل أعضاء هيئة الإدارة.

5- سجل الصادر والوارد :

       لقيد المكاتبات في هذا السجل تسجل المراسلات الواردة والصادرة، وتعطى أرقاما مسلسلة وبعد اتخاذ الإجراءات المناسبة تحفظ  صورها في ملفات خاصة بذلك .

6- سجل ( حرف ز ) لقيد أنشطة الجمعية وتوثيقها .

7- سجل الشيكات الواردة ( الإعانات ) .

8- سجل الأحوال للعاملين بالجمعية ( التحركات )

9- سجل اللجان المشرفة على أنشطة الجمعية .

10- سجل قيد محاضر اجتماعات اللجان ( ان وجدت ) .    

     وهو سجل ( حرف ز ) لقيد محاضر اجتماعات اللجان.

11- سجل العاملين .

يستخدم هذا السجل الذي يكون مصمماً خصيصاً لغاية تسجيل الأجازات التي يأخذها الموظف، أو المستخدم بمختلف أنواعها.يجب أن تخصص الجمعية سجلاً للجهاز الوظيفي فيها بحيث يحتوي على بيانات ومعلومات عن كل الموظفين والمستخدمين من حيث أسمائهم وأعمارهم وحالتهم الاجتماعية ومؤهلاتهم وخبراتهم وتاريخ التحاقهم بالعمل وما إلى ذلك من بيانات ومعلومات أخرى هامة. ويخصص في هذا السجل صفحة أو أكثر حسب الحاجة لكل موظف. كذلك يجهز ملف خاص لكل موظف يوضع فيه طلب العمل وشهادة الميلاد ونسخ مصدقة عن شهاداته وغير ذلك من الأوراق التي تلزم وتحدد من قبل إدارة الجمعية ويسمى هذا بملف الموظف.

14- سجل الزيارات:
يزور الجمعيات الخيرية من فترة إلى أخرى عدد من الضيوف والزوار والشخصيات البارزة التي تهتم بشؤون الجمعيات الخيرية، وفي هذا السجل يكتب الزائر انطباعاته وملاحظاته التي خرج بها من زيارته.15- سجل الحضور والانصراف اليومي: ويتم فيه إثبات ساعة حضور وانصراف الموظف العامل .

ثانيا الملفات الإدارية:

يجب على إدارة الجمعية فتح الملفات الضرورية للموضوعات المختلفة للعمل الإداري بالجمعية وعلى وجه الخصوص :
11- سركي تسليم البوسطة ( 6 مراسلات )

12- نسخة من القانون رقم 84 لسنة 2002 ولائحته التنفيذية .
1- ملف يحتوي على أوراق شهر الجمعية ولائحة النظام الأساسي ولائحة النظام الداخلي للجمعية

2- ملف يحتوي على استمارات العضوية.

3- ملف الأنشطة الخدمية .

4- ملف حفظ صور الخطابات الصادرة .

5- ملف حفظ الخطابات الواردة.

6- ملفات الأسر المعانة بالجمعية .

7- ملفات العاملين بالجمعية .

ثانيا السجلات و الملفات المالية

تتنوع السجلات المالية في النظام المالي للجمعيات الأهلية طبقا لنوع ميدان عمل الجمعية ونشاطها من جهة وحجم عمل الجمعية لذا يجب على الجمعية إمساك السجلات واعتماد بعضها من إدارة التضامن الاجتماعي وهو ما سوف ننوه عنه في حينه عند الحديث على كل سجل ومن هذه السجلات :

1- سجل الإيرادات والمصروفات العام للجمعية .

ويجب على إدارة تخطيط وتبويب سجل الإيرادات والمصروفات طبقا للبرامج والأنشطة الرئيسية التي تقوم الجمعية بتنفيذها وفقا لخطة الجمعية بطريقة واضحة مما يساهم في إعداد الحساب الختامي ( الميزانية العمومية )  للجمعية بصورة دقيقة في نهاية السنة المالية ويجب على أمين الصندوق القيام بتسجيل كافة العمليات في سجل الإيرادات والمصروفات وفقا لأحكام القانون وبصفة دورية .

يقسم هذا الدفتر إلى جزأين أحدهما للإيرادات  والآخر للمصروفات  إلا أنه من الأفضل أن يكون هناك دفتران منفصلان أحدهما للإيرادات  والآخر للمصروفات  على أن يجري مسكهما وتوقيف رصيد الصندوق على أساس يومي .

وفي حالة وجود أكثر من حساب بنكي للجمعية ينبغي مسك سجل إيرادات ومصروفات لكل حساب على أن يتم  جمع كافة السجلات  في نهاية كل شهر.

2-  سجل حركة البنك  .

لقيد حركة الإيداعات والمسحوبات من البنك .

3- سجل يومية المشروع .

يجب أن يتم عمل سجل يومية لكل مشروع تسجل فيه كافة إيرادات المشروع أيا كان نوعها وتسليم إيصال للمتبرع أو لصاحب الخدمة  ويجب ترحيلها بأكملها إلى سجل الإيرادات والمصروفات  العام بصفة دورية  منتظمة

ويجب أن يقوم مسئول سجل يومية المشروع بتسليم سجل اليومية  لامين الصندوق للمراجعة والتوقيع بالاستلام والمراجعة .

4- سجل الصندوق .

5- سجل التبرعات .

6- سجل ممتلكات الجمعية .

سواء عقارية(أراضى-مبانى) أو منقولة (سيارات ، تجهيزات ، أجهزة ، معدات وغير ذلك).

7-     دفاتر إيصالات تحصيل النقدية   (أصل +صورة على الأقل )  .

وهي ذات قيمة مالية ومدون عليها اسم الجمعية ورقم قيدها

    وهي تستخدم في جمع التبرعات النقدية ويجب أن نعلم أن دفاتر التحصيل هي دفاتر مالية والإهمال فيها عقوبة  

    مغلظة ولذلك يشترط فيها عدة شروط :

         1-  أن تكون مطبوعة وتحمل أرقاما مسلسلة للتاكد من سلامتها وصحة ترقيمها وسلامة طباعتها .

         2- يحتوي الدفتر الواحد على خمسين إيصال إلى جانب الصور ويستخدم في تحريرها الكربون ذو الوجهين 

         3- ويجب فحص وتخصيص إيصالات تحصيل النقدية بلجنة بقرار من مجلس الإدارة مشكلة بمحضر مجلس 

             إدارة والتأكد من الأرقام الغير موجودة وتسجيلها في محضر الفحص واعتماده من الإدارة الاجتماعية

             المختصة فور ورودها من المطبعة .

         4- يجب أن تكون مختومة بخاتم الجمعية وكذلك خاتم الشعار الجمهورية من إدارة التضامن الاجتماعي .

         5- يجب عدم استخدام القلم الجاف في الصورة الكربونية مهما يكن الاستخدام بسيطا .

         6- يمنع الكشط أو المسح أو التصليح في الإيصالات مهما كانت الأخطاء بسيطة ومهما تكن الظروف .

         7- إذا حدث تغيير في الإيصال يجب إلغاؤه حتى ولو أدى الأمر إلغاء الإيصالات بالكامل ( الأصل مع الصورة )مع  

              عدم نزعها من دفاتر الإيصالات أما الإيصالات التي يقع إلغاؤها فيحتفظ بها في دفتر الإيصالات.  

          8- لابد من اعتماد الصندوق لجميع الإيصالات والتأكد من سلامتها .

          9- مطابقة المبلغ المحصل بالحساب للمبلغ الدون في الإيصال باللغة العربية .

8- دفتر إيصالات استلام مواد عينية.

9- دفتر إيصالات استلام نقدية .

10- دفاتر تحصيل رسوم خدمات مشروعات الجمعية.

11- دفتر تحليلي مصروفات تشغيل .

﴿ ثانيا الملفات المالية ﴾

يجب على إدارة الجمعية فتح الملفات الضرورية للموضوعات المختلفة للعمل المالي  بالجمعية وعلى وجه الخصوص :
1- ملف مستندات الصرف .

ويتم ترقيم المستندات وسلسلتها وفقا للتسلسل الرقمي والتاريخي مع العلم أن المستندات يتم تقسيمها إلى مستندات خارجية ومستندات داخلية ومن المنطقي أن المستندات الخارجية تتمتع بقوة في إثبات الحقيقة مثل فواتير الشراء أو إيصال استلام النقدية أو استلام الإعانات أو كشف حساب البنك أما المستندات الداخلية يجب أن تتوافر فيها عدة شروط حتى تعطي القوة والمصداقية :  

والنماذج المالية الأساسية للصرف بالجمعية وتتمثل في :

     1- طلب إصدار شيك باسم رئيس مجلس الإدارة .
     2- إذن صرف شيك .
     3- إيصال استلام شيك .
     4- صور ة الشيك .
     5- مستندات الصرف  (فواتير صحيحة )

أنواع مستندات الصرف :

       1- فاتورة الشراء:

 القواعد الخاصة بفاتورة الشراء :

         و للفاتورة عدة شروط إذا توافرت كانت الفاتورة صحيحة وإذا انتفى شرط منها شك في صحتها .

        أ- ينبغي أن تكون الفاتورة مطابقة لطلب الشراء وإشعار استلام البضاعة.

        ب- أن تكون الفاتورة مدونا عليها  اسم المحل أو الشركة التي تم الشراء منها و رقم البطاقة الضريبية 

            والملف الضريبي والسجل التجاري .

        ج-  أن يتم كتابة المبلغ المدفوع في الفاتورة باللغة العربية .

        ء- يجب أن تكون البيانات المدونة في الفاتورة المدونة في الفاتورة مكتملة التاريخ والجزئيات

              ومعتمدة بخاتم الشركة أو المحل 

        ھ- يجب اعتماد الفواتير أولا بأول عقب الشراء .

        و - يجب اعتماد الفواتير أولا بأول كل شهر وذلك عن طريق عمل محضر مجلس الإدارة لعرض المقبوضات 

             والمدفوعات عن الفترة من ............ إلى ................ ومناقشتها واعتمادها .

         ز- يتم تحرير الفاتورة عقب الشراء مباشرة وتسجل في سجل الإيرادات والمصروفات العام حتى لا يتم حساب

              نقدية في ذمة أمين الصندوق .

           و الفاتورة مثلاً فينبغي ختمها بعبارة ” دفعت ” وتاريخها بتاريخ الدفع بعد تسديدها مما  يحول دون تسديدها

           مرتين .

1-    كشوف الحساب .

2-    كشوف استلام الإعانات النقدية .

3-    كشوف استلام الإعانات العينية .

     5- إيصال استلام نقدية .   

2- ملف كشوف إذن إيداع البنك .

3- ملف كشوف حساب البنك .

4- ملف عروض الأسعار .

5- نماذج المرتبات :

وفقا للقواعد الآتية :

1- تحديد إجمالي دخل كل موظف .

2- حصة العامل من التأمين الصحي والتأمينات اجتماعية والضرائب .

3- ويبرز كل نوع من هذه الخصومات في عمود كما يبرز صافي الدخل وإجمالي الخصومات.

4-وكذلك يتضمن مجموع أي ملخص لكل بند من هذه البنود في أسفل الصفحة

5- يقوم أمين الصندوق بإعداد بتقديم طلب لمجلس الإدارة لصرف أجور ورواتب العاملين ضمن الشيك الشهري 

6- يجب أن يتم وضع العاملين في كل مشروع في مستند منفصل يتم قيد مرتباتهم وأجورهم  في خانة النشاط الذي    

    يتبعونه مع ذكر عنوان ونوع كل مشروع عند الاقتضاء

7- يتم إعداد كشوف توقيعات باستلام المرتبات .

﴿ ثانيا سجلات ودفاتر المخزن  ﴾

يجب على إدارة الجمعية إمساك  السجلات والدفاتر الآتية للمخزن  :

1- سجل العهدة الدائمة  ( 118عهد مستديمة ).

 ويتم تسجل الأصول  بواسطة إذن توريد وخروجها بواقع أذون صرف أو إيصالات استلام لمستليمها 

ويتم إثبات الأصول الدائمة للجمعية في سجل العهدة الدائمة  مثل الملكية العقارية للأراضي والمباني والأراضي والمباني المستأجرة والعربات ذات المحركات وأثاث المكاتب والتجهيزات.

 وينبغي تسجيل اقتناء هذه الأصول والتخلص منها أو بيعها في السجل المعد لذلك وذكر تاريخ الشراء والرقم المميز لها وصفتها وقيمتها  وموقعها ومدة دوامها المتوقعة ومعدل الاستهلاك (بالنسبة للأراضي والمباني المستأجرة على مدى مدة إيجارها) وتاريخ تخلص منها وقيمة البيع في حال بيعها. وهذا ينبغي الحصول على إذن من لجنة الإدارة للجمعية قبل التخلص من أي أصل كما يجب إشعار لجنة الإدارة بالأٍسباب الداعية للتخلص من الأصل أو بيعه.
سجل العهدة المؤقتة

2- سجل العهدة المستهلكة  ( 3 عهد مستديمة ).

    ويتم تسجل العهد المستهلكة بواسطة إذن توريد وخروجها بواقع أذون صرف أو إيصالات استلام

1 – دفتر إذن شراء .

2-  دفتر إذن إضافة .

3- دفتر إذن صرف .

ملاحظات هامة بالنسبة للسجلات :

1- يجب ختم جميع سجلات الجمعية بكل من خاتم الجمعية وخاتم شعار الجمهورية من إدارة التضامن الاجتماعي الواقعة في دائرة الجمعية جميع السجلات الإدارية والمالية وترقيمها مسلسلا.

2- يجب ترقيم صفحات  جميع سجلات الجمعية ترقيما مسلسلا.

3- يتم حفظ السجلات والملفات بمقر الجمعية تحت إشراف كل من السيد / أمين الصندوق وسكرتير الجمعية لتسهيل الاطلاع عليها للمختصين المصرح لهم بالإطلاع عليها ومراجعتها .

4- إذا لم يتضمن النظام الأساسي للجمعية تحديدا للمسئول عن صحة بيانات السجلات المشار إليها يتولى مجلس الإدارة تحديده بقرار يصدره  فان لم يصدر هذا القرار كان رئيس مجلس الإدارة هو المسئول عنها.

5- يجوز لإدارة الجمعية أن تمسك سجلات أو دفاتر أخرى طبقا لاحتياجات نشاطها ولا يشترط إمساك كل السجلات السابقة    

   بل يتم إمساك الحد الأدنى الذي تقرره إدارة التضامن الاجتماعي وفقا لحجم نشاطها .